#013 文書管理｜阿部梨園の知恵袋
それまでの阿部梨園はもう、とにかく書類はダンボールやレジ袋に乱雑に突っ込まれていて、探すのに時間がかかるし、紛失は多発するし、、、という状態でした。今はそれらをすべて整理して、ピカピカです！
今回の内容 Content
- 書類を目的別に分けて整理する
- 不要なもの、重複しているものは処分する
- 書類を保存する道具を購入して整頓する
書類の分類方法
- 書類を分類するジャンルを決める
- ジャンルの分け方は↓で解説します
- ボックスフォルダを用意して、ジャンルごとに割り振る
- ボックスフォルダ内はカットフォルダ（山フォルダ）で仕分ける
- ボックスファイル、カットフォルダは↓で紹介しています
分類は電子ファイル管理（#014）と対になっています。
ねらい Purpose
- 必要な書類を厳選する
- 必要な情報を早く取り出せるようにする
今回の結果 Result
- 書類/情報が過不足なく整理されるようになった
10のジャンルに分けましたが、このジャンル選定自体に悩みました。農家の活動をどうやって分解したらいいんだ、、、と。系統出荷中心で販売に携わることが少ない場合は、「生産」に関わるボックスを増やしてジャンルを細分化するといいですね。（「防除」「機械」「作業」など）
今回の学び Learning
新しい箱を揃えてしまいましょう！後に引けなくなるのでw 事務ボックスを並べてみれば、急に会社っぽくなって、なんだかいい気分になります（大切）。いい気分のまま、整頓された状態を保ち続けましょう。
コツ Tips
書類を大切にする意識を！
人が粗雑に扱った書類で仕事をしなければならないほど、事務担当にとって虚しい気持ちになることはありません。紙書類を丁寧に取り扱うことからはじめてください。
- NO! 濡れた手、泥のついた手で紙を汚す
- NO! 折ってポケットにつっこむ
- NO! 折れても破れても気にしない
- NO! クリアケースからはみ出ても気にしない
テプラを使う
ボックスやフォルダを長く使うのであれば、表示名を丁寧に書いてあげてくださいね。テプラなどが便利です。
発展 More
整理整頓が完了しても、年に1-2度、中身の見直しをしましょう。新しい書類が増えた分だけ古いものを廃棄しないと、肥大する一方です。（雨の日業務リスト（#061）に入れておけばバッチリ！）
解説 Study
ジャンルは以下のように分けました。それぞれの実情に合わせてアレンジしてください。
- 経営戦略
- 経営方針に関わるもの。年次計画など。（あまり使いません）
- 経営管理
- 日々の管理に関わるもの。労働時間集計など。（あまり使いません）
- 総務
- 説明不要ですが、物品の管理など。
- スタッフ
- 従業員に関するもの。採用時の書類、教育、給与や勤怠に関する情報など。
- 生産管理
- 畑での生産に関わる全て。ここだけ2-3ボックスになります。
- 商品開発
- 自社商品に関わるもの。仕様や価格、パッケージ資材など。
- 販売管理
- 店頭販売、注文販売に関わるもの。
- マーケティング
- 市場情報、販売戦略に関わるもの。（あまり使いません）
- プロモーション
- 宣伝に関わるもの。カタログなどの宣材から、イベント、広告、情報発信など。
- セールス
- 取引に関わるもの。BtoBで、取引先別に。
子フォルダも番号を振って分けています。
参考 Supplement
安い紙ボックスなら1つ100円程度でも手に入ります。頻繁に使うものなので、安心して長く使えるものがおすすめです。
Askulのプライベートブランドであればさらに安価です。
| まとめ | #013 文書管理 |
|---|---|
| 難易度 | かんたんむずかしい点はありません |
| 費用 | 低コスト安く買い集めれば5,000円以内でも揃います。 |
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