それまでの阿部梨園はもう、とにかく書類はダンボールやレジ袋に乱雑に突っ込まれていて、探すのに時間がかかるし、紛失は多発するし、、、という状態でした。今はそれらをすべて整理して、ピカピカです!

今回の内容 Content

  • 書類を目的別に分けて整理する
    • 不要なもの、重複しているものは処分する
  • 書類を保存する道具を購入して整頓する

書類の分類方法

  1. 書類を分類するジャンルを決める
    • ジャンルの分け方は↓で解説します
  2. ボックスフォルダを用意して、ジャンルごとに割り振る
  3. ボックスフォルダ内はカットフォルダ(山フォルダ)で仕分ける
    • ボックスファイル、カットフォルダは↓で紹介しています

分類は電子ファイル管理(#014)と対になっています。

ねらい Purpose

  • 必要な書類を厳選する
  • 必要な情報を早く取り出せるようにする

今回の結果 Result

  • 書類/情報が過不足なく整理されるようになった
中の人

10のジャンルに分けましたが、このジャンル選定自体に悩みました。農家の活動をどうやって分解したらいいんだ、、、と。系統出荷中心で販売に携わることが少ない場合は、「生産」に関わるボックスを増やしてジャンルを細分化するといいですね。(「防除」「機械」「作業」など)

今回の学び Learning

新しい箱を揃えてしまいましょう!後に引けなくなるのでw 事務ボックスを並べてみれば、急に会社っぽくなって、なんだかいい気分になります(大切)。いい気分のまま、整頓された状態を保ち続けましょう。

コツ Tips

書類を大切にする意識を!

人が粗雑に扱った書類で仕事をしなければならないほど、事務担当にとって虚しい気持ちになることはありません。紙書類を丁寧に取り扱うことからはじめてください。

  • NO! 濡れた手、泥のついた手で紙を汚す
  • NO! 折ってポケットにつっこむ
  • NO! 折れても破れても気にしない
  • NO! クリアケースからはみ出ても気にしない

テプラを使う

ボックスやフォルダを長く使うのであれば、表示名を丁寧に書いてあげてくださいね。テプラなどが便利です。

発展 More

整理整頓が完了しても、年に1-2度、中身の見直しをしましょう。新しい書類が増えた分だけ古いものを廃棄しないと、肥大する一方です。(雨の日業務リスト(#061)に入れておけばバッチリ!)

解説 Study

ジャンルは以下のように分けました。それぞれの実情に合わせてアレンジしてください。

  1. 経営戦略
    • 経営方針に関わるもの。年次計画など。(あまり使いません)
  2. 経営管理
    • 日々の管理に関わるもの。労働時間集計など。(あまり使いません)
  3. 総務
    • 説明不要ですが、物品の管理など。
  4. スタッフ
    • 従業員に関するもの。採用時の書類、教育、給与や勤怠に関する情報など。
  5. 生産管理
    • 畑での生産に関わる全て。ここだけ2-3ボックスになります。
  6. 商品開発
    • 自社商品に関わるもの。仕様や価格、パッケージ資材など。
  7. 販売管理
    • 店頭販売、注文販売に関わるもの。
  8. マーケティング
    • 市場情報、販売戦略に関わるもの。(あまり使いません)
  9. プロモーション
    • 宣伝に関わるもの。カタログなどの宣材から、イベント、広告、情報発信など。
  10. セールス
    • 取引に関わるもの。BtoBで、取引先別に。

子フォルダも番号を振って分けています。

参考 Supplement

安い紙ボックスなら1つ100円程度でも手に入ります。頻繁に使うものなので、安心して長く使えるものがおすすめです。

Askulのプライベートブランドであればさらに安価です。

まとめ #013 文書管理
難易度 かんたんむずかしい点はありません
費用 低コスト安く買い集めれば5,000円以内でも揃います。

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