PC内のファイルの整理、できていますか?当時の阿部梨園の電子データは、代表阿部のPCに、個人的な分類方法でやや乱雑に保管されていました。佐川と一緒に仕事をするにあたって、それを整理し、共有する必要がありました。

今回の内容 Content

  • PC内のデータを整理する
  • 分類したデータをフォルダごとDropboxに入れる
  • Dropbox上で阿部、佐川、他スタッフとデータを共有するようにする

過去の記事:Dropboxのフォルダ分類:阿部梨園の変わるタネ(6) | 阿部梨園

文書管理(#013)と対になっています。

Dropboxについて

DropboxはPCなどのデータをインターネット上に保存することができるクラウドサービスです。めちゃくちゃ便利で様々な機能/側面がありますが、以下の点で際立って有効です。

  • Dropboxフォルダに入れておくだけで、常にファイルをインターネット上に自動アップロード/複製してくれる
    • ファイルを保存するだけで、自動で更新してくれます
  • 複数アカウントで共有/同期できる
    • メールやUSBでデータを都度やり取りしなくても、変更がお互いに自動で反映されます
  • インターネット上に保存することで、データのバックアップになる
    • PCが壊れたときの保険にもなります
  • 変更履歴が一定期間残るので、以前のバージョンにさかのぼることができる
  • スマートフォンやタブレットからも操作できる
  • 一定容量までは無料
    • 無料の範囲で十分です

ねらい Purpose

  • PC内のデータを整理する
  • PC内のデータをスタッフ間で共有する
  • PC内のデータを自動バックアップする

今回の結果 Result

  • 情報をスタッフ間で機敏に共有できるようになった
  • 資料やデータの捜索に時間をとられたり、紛失したりすることが少なくなった
  • 農園全体の情報が網羅されて、円滑に管理できるようになった
中の人

他人(阿部)のPC内のデータを整理するのは、する側もされる側も大変でした。

今回の学び Learning

有名なサービスなので、既に使っている方も多いかと思います。部会内などでも使えれば、かなり楽なんですけどね。。(遠い目)

コツ Tips

業務と個人のデータを分ける

前提として、最低でも、プライベートなデータと業務に関するデータを分けてください。

未分類フォルダを作る

忙しいときに適当に分類すると後で苦労します。「未分類」フォルダを用意して、一時的にぶっこんでおくのがいいです。時間ができたら丁寧に整理しましょう。

共有フォルダと経営フォルダを分ける

「経営」フォルダと「共有」フォルダを分けましょう。会計や労務のようなデータは前者のフォルダへ入れて、関わる人だけで少人数管理するのがいいです。生産や通常業務に関わるデータは後者のフォルダで、現場班みんなで共有しましょう。

写真を入れすぎない

写真をぶっこみまくると容量を圧迫します。観察写真などは、Googleフォトのような別のサービスを活用するといいです。

発展 More

Google Drive

類似サービスでGoogle Driveなどもあります。GoogleドキュメントGoogleスプレッドシートなど、Googleアカウントを使い込んでいる方はこちらも便利です。

参考 Supplement

この記事だけ読んでもわからないな…という方は、書籍をどうぞ。サービス内容も随時変わりますので、最新のものを選んでください。

まとめ #014 電子ファイル管理:dropbox
難易度 かんたん直感的に操作できるので実は簡単です
費用 ノーコスト費用はかかりません

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