スタッフに書類を渡すとき、「手渡し」もしくは「机の上に置く」のどちらかしかありませんでした。手渡しはタイミングを図る必要があり、忘れてしまうこともあります。机の上に置くと個人情報にかかわる重要な書類が他の人の目に入ったり、取り違えたりする懸念がありました。

今回の内容 Content

  • スタッフ間で書類をやりとりする書類ポスト=メールボックスを作る
    • 阿部と佐川はペーパートレー
    • 従業員向けは薄型レターケース(↓で紹介)
  • スタッフに渡す書類をどんどんポストへ投函する
    • スタッフは毎日必ずチェックする
  • スタッフの日報(#060)もポストで往復する

ねらい Purpose

  • 書類の受け渡しに手間をかけない
  • 書類を出しっぱなしにしない、机の上に積み重ねない

今回の結果 Result

  • 書類の受け渡しがスムーズになった
    • 出勤日ではないスタッフともポストで受け渡しできるようになった
  • 給与明細などの書類もポストに投函で済むようになった
中の人

これ、ほんとに便利なので、皆さんにもぜひ実感していただきたいです^q^

ポストに投函した時点で「渡し完了」できるのは、相手が受け取るまで待って「渡し完了」するよりも、想像以上に楽です。すぐに次の仕事に頭が切り替えられます。

今回の学び Learning

畑と事務所、売り場を行ったり来たりしていると、なかなか対面で会うチャンスは少なかったりします。業務進行やコミュニケーションでは非同期も重要です。農業の現場で、他にも非同期で済みそうなこと、たくさん思い浮かびませんか…(´-`).。oO 例えば、オンラインTODO管理(#008)など。

コツ Tips

空にして帰宅する

終業時に空にして帰ることをみんなで徹底しましょう。ポストに書類が溜まったままでは機能しません。これはデスクの上も同じで、机の上に何も乗っていない状態で就業しましょう。

発展 More

解説 Study

非同期

「渡す」と「受け取る」のタイミングが一致することを同期といい、タイミングが一致しないことを非同期といいます。手渡しは同期型であり、書類ポストは非同期型です。電話は同期型で、メールは非同期型です。タイミングがズレても機能することをズレたままにしておけば、調整が不要になります。

参考 Supplement

まとめ #019 書類ポスト
難易度 かんたんみんなが共通して使えるよう、認識を揃える配慮が少し必要です
費用 低コスト事務用品が〜5,000円くらいでしょうか

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