農家の直売では、店頭やオンラインショップ以外にも色んなかたちで注文が来ます。電話、ファックス、郵便、メール、SNS、、、これらの注文を一覧できないと苦労します。

注文情報を一元管理できない弊害

  • ご注文のお客様から連絡があったときに、注文情報との照合に手間取る
  • 情報に間違いや漏れが発生する

(!)この場合の注文とは、全て宅配の注文を指します。

今回の内容 Content

  • 注文を一元管理するファイルを作る
    • FAX/郵送/メールなどで受け取った注文用紙
    • 電話で書き取った注文情報
  • ファイル内に注文の一覧表を作る
  • 各注文に連番を割り当てる(=受注番号)

こんな簡単な一覧でもずいぶん楽になります

ねらい Purpose

  • 注文情報を一箇所にまとめる
  • 注文番号を割り当てて、発送情報や請求業務と注文情報を紐づける

今回の結果 Result

  • 注文情報の確認がスムーズになった
  • 注文番号を振ることで、発送情報や請求業務が注文情報とリンクできた
中の人

電話口のお客様と注文情報を照合するのに手間どると、ご迷惑をおかけしてしまいます。注文が少ないうちは難しくないのですが、年間数百件、数千件となると問題も起きやすくなります。

お客様のことをよく知っている農家当人や家族なら簡単な注文応対でも、従業員としては難しく感じてしまうポイントです。せめて情報だけでも扱いやすくしてもらえると、とても助かります。

今回の学び Learning

注文情報をちゃんと管理しておくと、その後の発送業務や、請求〜入金確認もスムーズになります。トータルでは時間短縮になります。

注文情報を全てデジタルデータにできれば検索や管理も楽ですが、急なデジタル移行は難しいと思います(手書きで送られてきた注文情報を全てパソコンで打ち直そうと思いませんよね)。まずは紙でしっかり管理できるようになりましょう

コツ Tips

電話の受注は注文用紙に書き込む

電話受注用紙(#184)で詳しく紹介していますが、電話で受け付けた注文の内容は、白紙の注文用紙に書き込んでいます。

担当者情報を残す

誰が初期対応したのかという情報は、けっこう大切です。複数人で注文対応する場合は必ず把握しておいたほうがいいです。

発展 More

受注管理ソフトを使う

クロネコヤマトさんやゆうパックさんの伝票出力ソフトでも、ある程度は注文管理できます。印刷伝票だけに統一できているのであれば、そちらでもいいと思います。

弊園の配送はゆうパックなのですが、「ゆうぷりR(#081)」は注文管理ソフトとしての使用に堪えないので、しかたなくアナログ管理です。伝票出力サービスの作り込みに関しては、宅配各社もっと頑張ってほしいと切に願います。

解説 Study

固有番号(ID)を振る

注文番号、お客様番号など、一意の番号を振りましょう。番号で検索すれば早い場面も多いですし、同姓同名の取り違えなどを防いだりすることもできます。

参考 Supplement

まとめ #075 注文情報管理
難易度 むずかしい作業フローに慣れるまで少し時間がかかります
費用 ノーコスト費用はかかりません

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