月単位でも周期的に発生する業務があります。忙しいと忘れてしまったり、後回しにしてしまったりしがちです。まとめてルールを決めて、漏れを防ぎましょう。

今回の内容 Content

  • 月単位で発生するタスクをチェックリストにする
  • 各タスクの完了のタイミングを定める
  • 月イチくらいで確認が必要なことも、チェックリストに盛り込む

月次チェック項目例

ねらい Purpose

  • 月単位タスクの処理漏れをふせぐ
  • 一定間隔でヘルシーな業務進行を保つ

今回の結果 Result

  • 月単位タスクが確実に実施されるようになった
  • 定期的に確認が必要なことを、もれなくウォッチできるようになった
中の人

「あの業務、最近やってない気がする→忘れてた!」、「あの業務、いつまでにやればいいんだっけ→メモリ保持に頭を使う・・・」ということがよくあるので、書き出しておくととても楽になります。

今回の学び Learning

バックオフィス業務は、タイミングを定めるのが重要です。機械的に消化して、他の重要なことに頭を使いましょう。

コツ Tips

どんどん追加する

定期的に見直して追加しましょう。このリストが増えれば増えるほど、仕組み化が進んだと言えます

カレンダーを活用する

Google Calendar(#110)などのカレンダーサービスで、繰り返しのリマインダー設定をするのも有効です。月次チェックリストの確認すら忘れるときもありますから。。もちろん、紙のカレンダーに書き込むのもアリです。

発展 More

サイクルを工夫する

月単位にこだわる必要はありません。週単位にしたり、四半期に一度にしたりしてもいいです。

日次チェック

毎日のルーチン業務も日次チェックリスト(#007)にしましょう。

参考 Supplement

総務カレンダー

年単位の話になりますが、税務や社会保険関連の業務は、だいたいタイミングが決まっています。そこで世の中には、総務が何月に何の仕事をしなければいけないかをまとめた、総務カレンダーというものがあります。これもある種のチェックリスト化と言えるでしょう。

総務の森 – 年間スケジュール

まとめ #108 月次チェック
難易度 かんたんむずかしい点はありません
費用 ノーコスト費用はかかりません

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