阿部梨園に佐川が加わり、TODO(やるべきこと、タスク)を阿部と佐川で共有する必要がありました。

今回の内容 Content

  • TODO管理サービスを導入する
    • オンラインTODO管理サービスのTrelloを使いました

Trello|みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール

阿部と佐川で共有しているボード(生)

オンラインTODO管理サービスのメリット

  • 複数人で共有できる
    • 見える化!
  • タスク単位でコミュニケーションできる
    • ⇔LINEのようなチャットツールでは時系列で埋もれる
  • 記録がオンライン上に残る
  • 簡単に検索できる

Trelloのいいところ

  • 無料でほぼすべての機能が使える
  • ほぼすべてのPC、スマートフォン、タブレットで閲覧、操作可能
  • カンバン方式を採用している
  • 操作感(UI/UX)が良い
    • 直感的に操作できる
    • 誰でも使える
  • 充実の機能
    • メンバー割りふり
    • ラベルによる分類
    • チェックリスト機能
    • 期限(〆切)管理
    • ファイル添付可能
  • Markdown書式に対応している(最高!)
  • 各種サービスとの連携、プラグイン充実

Trelloの使い方はたくさんのまとめ記事があります。詳しくは、そちらに譲ります。

参考:無料&日本語化!「Trello」でタスク管理がラクになる!使い方・始め方を解説します | SELECK

ねらい Purpose

  • タスクを共有し、見える化する
  • タスクごとの情報を保存する

今回の結果 Result

  • 取り組むべきタスクが常にリアルタイムで共有できるようになった
  • 顔を合わせなくても、業務に関するやりとりができるようになった
  • タスクごとの情報が残って、どのように相談して決めたか、さかのぼれるようになった
中の人

阿部は畑、佐川は事務所と、離れて仕事をしていることがほとんどです。無理して日中に対面で話す時間を作ると、現場作業に支障が出るときもあるので、可能なかぎりオンラインで済ませるようにしています。

今回の学び Learning

コツ Tips

全てのTODOを書き込む

とにかく、全てのTODOを書き出すつもりで使い込みましょう。書いたり書かなかったりすると、後で振り返る使い方ができません。

口頭で話した内容も書き残す

口頭で話した内容も、場合によってはメモ/記録として書き込んでおきましょう。言った言わないを防ぐことができます。

温和なコミュニケーションを心がける

チャットツールにも言えることですが、テキストのやり取りは、口頭よりも冷たい印象になってしまいがちです。絵文字やスタンプを多用しましょう!超本気です:)

グループを使い分ける

スタッフで共有する場合、「現場」と「経営」は分けてTODO管理したほうがいいです。経営に関するTODOや重要な情報は、限られた人だけで共有しましょう。Trelloなら、ボードという機能で分けることができます。

発展 More

TODO管理以外にも使える

TODO管理に限らず、何かの情報を整理したりするときにも便利です。例えば、このサイトの記事の情報管理も、Trelloで管理しています。〜300件の記事を分類、一覧するのもなかなか大変ですが、Trelloなら簡単です。

他のTODO管理サービス

Trello以外にもタスク管理サービスはたくさんあります。以下のリンク先では主要なサービスを紹介していますので、参考にしてください。

参考:「タスク管理」をもっとラクに!ツール9選&活用事例・使い方【23記事まとめ】 | SELECK

参考 Supplement

手帳などを使う場合、使い方を工夫してみましょう。僕はバレットジャーナルという書き方が好きです(自分なりのやり方が、たまたまバレットジャーナル的でした)。

まとめ #008 オンラインTODO管理:Trello
難易度 ふつうむずかしい点はありません。かなり直感的に使えます
費用 ノーコスト費用はかかりません

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