それまでの阿部梨園は定例ミーティング(以下MTG)を行っていませんでした。朝礼や現場での作業指示、休憩時間以外にも、チームの方向性を確認し合う時間が必要でした。

今回の内容 Content

  • 定例MTGを開催する
    • コアスタッフMTGと経営MTGと設定
  • MTGルールを決める

コアスタッフMTGの実施

  • 開催日:週1回、曜日固定
  • 時間:30分程度
  • 内容:
    • 1週間の振り返り、翌週の対策(KPT(#005)
    • 新規アイデアの報告
    • 現場作業の進捗報告、計画周知
    • (あれば) スタッフからのレポート発表
  • 進行:佐川
  • 議事録:佐川
    • 書き起こしはMTG中に完了

コアスタッフMTGグルール

  1. 開催要項を決める
    • 日時/場所/メンバー
  2. アジェンダを作る
    • 参加者に事前に共有
    • 意見を求める場合は、前日までに伝えて、当日共有してもらう
  3. MTGを開催する
    • 進行役を決める
    • 積極的に発言する。受け身にならない
    • 他人の意見を尊重する。攻撃的にならない
    • 決断を先延ばししない
    • 大きく脱線しない
    • 終了時間を守る
  4. MTG終了後
    • 議事録を残す
    • 対策案、TODOを共有する

ねらい Purpose

  • 現場の情報⇔現場以外の情報をコアスタッフ間で共有する
  • 日常的にPDCAを行う(KPT(#005)
  • 現場以外でのコミュニケーション機会を増やす

今回の結果 Result

  • 毎週の定例MTGでPDCAできるようになった
  • コアスタッフがお互いの業務内容、進行状況を知ることができるようになった
  • 若手スタッフが報告、発表する場ができた
中の人

晴れた日に事務所に集まってパソコンを開いていると、年長者の視線を感じることがあります。視線に負けないくらい、中身のあるMTGをしましょう。周囲に口を挟まれないためにも、MTGを集中して短時間で切り上げる事が重要です。

今回の学び Learning

会議の進め方、業務への活かし方は大企業でも常に試行錯誤しています。小さいチームだからこそ、しがらみのない有意義なMTGが可能です。自分たちにあった会議スタイルを見つけましょう。

コツ Tips

脱線しない

脱線した話に時間をかけるくらいなら、MTGを切り上げて畑に出たほうがいいです(案ずるより産むが易し)。4人の会議で15分延長すれば、1時間分のタイムロスです

議事録は会議中に完成させる

議事録を後でまとめ直す時間がもったいないので、会議中にメモを書き残して議事録とします。PCで打つ(#051)のに時間がかかるようであれば、手書きでもいいと思います。ホワイトボードをスマホで撮影して写真で管理してもいいです。

周到に事前準備する

事前にMTGの告知をする、事前に意見やアジェンダを共有するといった、準備がMTG本番の時間短縮につながります。長いMTGは、議題が多すぎるか、事前準備/事前共有不足です。

発展 More

経営MTG

佐川参入当初、阿部と佐川の2人MTGを1年半くらい実施していました。畑と事務所で別行動しているので、対面で話す時間がほとんどなかったためです。佐川が阿部梨園の経営を把握できるようになったので、経営MTGは解消しました。(話題があるときに都度話せば済むようになりました)

解説 Study

スクラム・スプリント

ITの世界でも、1〜4週間程度の決められた単位のサイクルで業務管理する手法が進んでいます。例えば、開発サイクルを1週間単位に決めて、週次MTGで前週のタスク消化を振り返り、翌週の計画を立てます。プロジェクトの終了に向けて数ヶ月〜年単位で業務管理するのに比べて、細かく軌道修正できるメリットがあります。

参考:アジャイル開発 ~顧客を巻き込みチーム一丸となってプロジェクトを推進する~ (前編): コラム | NECソリューションイノベータ

参考 Supplement

まとめ #047 定例スタッフ会議
難易度 ふつうコツをつかむまで少し時間がかかります
費用 低コストMTGに時間を割く分の人件費がかかります

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