阿部梨園は直売が中心で、FAXでのご注文も多くいただきます。それまでは、白紙のコピー用紙に手書きで返信していました。

今回の内容 Content

  • FAXの返信用用紙を作る
    • ご注文確認/見積もり版
    • 自由記入版

ねらい Purpose

  • 返信文章の一部をテンプレート化して、注文対応の工数を減らす

今回の結果 Result

  • 速やかにFAXの返信ができるようになった
中の人

用紙が決まっているだけで、頭の負担がちょっと下がります。フリーハンドの「どうやって書こうかな〜」が減るだけでも、気持ちが楽になります。

今回の学び Learning

ほんのわずかな節約にしかなりませんが、この1-2分こそ、繁忙期に喉から手が出るほど欲しかった時間です。

コツ Tips

送信済の用紙も残す

送信が済んだFAX用紙も注文データと一緒に保管しておきましょう。

解説 Study

テンプレート

文章などの「ひな形」のことを指します。共通部分をパーツ化して使いまわしているとも言えます。同じことを繰り返す定型業務ほど効果を発揮しますので、積極的に活用しましょう。メールの返信文やビジネス文書にも有効です。

テンプレート

ちょっと手を加えるだけで目的のデータを作れる、ひな型のファイルのことです。英語で「型紙」を意味します。ウェブページ作成ソフトのデザインや、ワープロソフトの文例集、表計算ソフトの納品書など、一からデータを作るのが大変なソフトほど、テンプレートの需要は大きくなっています。

出典:テンプレート(てんぷれーと)とは – コトバンク

参考 Supplement

文章に限らず、あらゆる仕事をテンプレート化を意識しましょう。

まとめ #072 FAX返信テンプレート
難易度 かんたんむずかしい点はありません
費用 ノーコスト費用はかかりません

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