タグ 記録/情報 に関する記事

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#002 経営改善の実施記録:プロミスリスト

阿部梨園の経営改善は2014年の9月までさかのぼります。当時、佐川はまだインターンで、インターンのテーマは「100の小さい経営改善をおこなう」でした。100という数字を入れてテーマを掲げてしまったので、実施記録を残すことになりました。
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#004 実績をまとめる:実績帳

阿部梨園の過去の取り組みや実績に関する書類をまとめようとしたのですが、年度別や取引先別、そして確定申告の書類群に散逸していて、全体像をまとめるのに苦労しました。紛失しているものも多かったです。
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#005 振り返りの習慣:KPT

以前の阿部梨園は、ほぼすべての判断を代表阿部が1人で決めていました。阿部の頭の中にしかなったPDCA(振り返り)を、スタッフミーティング(#047)を通してみんなで周期的に実施しようと考えました。PDCA手法の一つにKP...
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#006 販売データ分析:POS分析

以前の阿部梨園のレジは「レシートを出力する電卓」のようなタイプだったので、商品設定や販売計画の判断材料として必要な、商品ごとの販売情報がわかりませんでした。 参考:タブレットレジ(#076) 販売データを商品ごとに集計す...
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#011 カタログ購買:Askul

それ以前の阿部梨園は、業務上必要な物品(日用品、事務用品、資材や工具など)を、ホームセンターやスーパーなどで買い回っていました。 オフィス用品のカタログ(弊園の場合はAskul)を導入する 可能な限り物品購買をAskul...
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#012 ほしいものリスト

買いたいものは買いたいときに買う。なのに、いざというときに買い忘れる。業務に役立ちそうなツールの導入を思いついても、すぐ忘れてしまう。。
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#013 文書管理

それまでの阿部梨園はもう、とにかく書類はダンボールやレジ袋に乱雑に突っ込まれていて、探すのに時間がかかるし、紛失は多発するし、、、という状態でした。今はそれらをすべて整理して、ピカピカです! 書類を目的別に分けて整理する...
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#014 電子ファイル管理:dropbox

PC内のファイルの整理、できていますか?当時の阿部梨園の電子データは、代表阿部のPCに、個人的な分類方法でやや乱雑に保管されていました。佐川と一緒に仕事をするにあたって、それを整理し、共有する必要がありました。
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#026 領収書の管理

それまでの阿部梨園は、領収書をレジ袋やお菓子の箱にドサッと入れて管理していました。税務申告前に仕訳作業を行うのですが、領収書類を整理し直す作業が大変でした。分類もいい加減で、保存状態もあまりよくなかったので、必要な領収書...
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#027 勘定科目表

例えばガソリン代を車両費で計上するか、燃料費で計上するか、旅費交通費で計上するか、毎回迷いませんか?阿部梨園も以前は年度末にあわてて記帳していたので、費目の選択が会計年度によって違うことがありました。また、佐川が会計を引...
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#029 ネット銀行口座開設

ガンガン現金取引を減らして銀行振込を増やすにあたって、振込手数料が負担になります。月に何千円も手数料を払いたくないので、手数料が安いネットバンクを検討しました。
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#030 既存口座のネットバンキング

ネットバンキング(インターネットから銀行口座を操作する仕組み)を取り入れてなかったので、忙しい業務の合間に、銀行の窓口やコンビニATMに行く回数が多かったです。また、確定申告の時期になると、通帳の入出金をにらみながら、金額を一つひとつ手打ちする苦行が待っていました。。
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#032 出張記録

取引先が増えたり、会合やセミナーに参加するようになったりすると、農家もだんだんと出張が増えてきます。出張費の管理が後追いになりがちで、漏れや間違いも起こりやすくなります。
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#034 棚卸し

期末には、商品や資材の在庫を集計する「棚卸し」という業務があります。農業の確定申告でも義務づけられています。税務申告としても必要な業務ですが、管理会計としても棚卸しは重要です。
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#035 車両管理

農家は車をたくさん所有しています。トラック、農機、配達用、自家用、、、10台を超えるところも多いのではないでしょうか。それぞれに税金、車検、任意保険、減価償却費となると、けっこうな会計数で、管理が必要です。
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#036 電気水道の回線管理

車両(#035)と同じ話ですが、農家って電気の契約回線数、多いですよね。自家用、作業場用、ハウス用、ポンプ用。。。まとめておくと、電気代の経費処理や、伝票管理の際にとても便利です。ガスや水道も同じです。
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#038 入職時提出書類

雇用を始めると、従業員名簿が色んなタイミングで必要になります。採用時に履歴書を提出してもらったりもしていたのですが、それだけでは足りない情報もありました。
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#041 給与の銀行振込

それまでの阿部梨園は現金手渡しで給与を支払っていました。銀行に現金を引き出しに行って、給与額に分けて封筒で手渡ししていました。(ちなみに給与明細(#137)もありませんでした)
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#046 出勤シフト表

それまでの阿部梨園にはシフト表のようなものがなく、出勤の曜日や勤務時間を大まかに決めて、代表阿部とスタッフが個別に連絡を取り合って調整する方式でした。1-2週間先の出勤日しか把握できないと、従業員側は先々の予定を立てにくかったりします。また、1ヶ月の出勤日数が見えないと、収入の計算もできません。個別にやり取りをしているので、スタッフ同士でお互いの出勤日を把握しにくい側面もありました。
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#048 スタッフ評価

チームづくりにとって、各スタッフの能力や日々のようす、コンディションを把握することは重要です。阿部と佐川のあいだでも、スタッフに対する視点や感じ方は異なります。人材配置や待遇を考えるにあたって、スタッフの評価について考え...
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#050 文庫/本棚

それまでの阿部梨園は寄せ集めメンバーでチームを作り、各々の良さを引き出すことに特化していました。中長期的な視点での雇用/採用ではなかったり、経営面で余裕がなかったために、教育コストを払ってこなかったという経緯があります。...
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#055 スタッフ個々の年次目標

正規雇用のフルタイムスタッフは、阿部梨園でキャリアを形成していくことになります。もちろん、個人農家にかしこまったキャリアプランはないかもしれませんが、1年分の目標設定であれば可能だと思います。
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#057 圃場マップ

阿部梨園では、畑ごとに100本前後の梨の樹があります。樹の配置は、農家の頭の中には入っていても、経験が浅いスタッフは畑の全体像もつかめません。
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#060 スタッフ日報

それまでの阿部梨園には各スタッフの日報のようなものはありませんでした(大学ノートにリーダーがまとめてメモする程度はありました)。
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#062 圃場台帳

畑ごと、梨の樹ごとの管理記録(#167)を収集するようになったので、それらの情報を整理する必要がありました。
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#063 労働時間集計

スタッフの日報(#060)で、誰がどの作業を何時間実施したかは記録が残るようになりました。これを集計すれば、過去の業務効率を分析したり、次の作業計画に生かすことができます。
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#064 畑用メモ帳:野帳

スタッフに畑でメモを取ってもらいたい場面があります。指示/指導を受けたとき。作業記録や畑で気づいたこと、見つけたことを書き残すとき。おそろいのメモ帳を用意して支給しました。
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#065 畑観察項目

畑の観察は大切です。何枚もの大きな畑をマメに見回りするのは大変ですが、スタッフみんなで分担すればずいぶん楽になります。
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#066 生産量計測

経営改善に着手した当初、「まずは生産量x単価=売上を・・・」と計算しようとしたところ、生産量がわかりませんでした。
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#067 価格見直し

より高い品質、より高いサービスを目指すにあたって、商品価格の見直しが必要でした。そう、値上げです(すいません)。
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#069 送料設定

宅配便(ゆうパック)の送料区分がサイズごと、送り先地域ごとに細かく区分されていて、複雑でした。お客様も接客スタッフもなかなか送料を覚えられないので、確認に時間がかかる、計算を間違えてしまう、などのトラブルもありました。
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#074 お問い合わせ記録

毎年大量の商品をお客様にお届けしているため、トラブルも稀に起こります。お客様からいただいたお問合わせやクレームの情報が一元管理されていなかったため、いくつかの課題がありました。
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#075 注文情報管理

農家の直売では、店頭やオンラインショップ以外にも色んなかたちで注文が来ます。電話、ファックス、郵便、メール、SNS、、、これらの注文を一覧できないと苦労します。
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#076 タブレットレジ:Airレジ

以前の阿部梨園のレジは「レシートを出力する電卓」のようなタイプでした。商品設定や販売計画の判断材料として必要な、商品ごとの販売情報を分析したかったので、新しいレジシステムを導入しました。
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#078 オンライン請求書:misoca

それまでの阿部梨園は、電話やファックスでいただいたご注文に対して、手書きの請求書を発行していました(後払い)。忙しい時期にまとまった量の請求書を手書きで発行するのは大変です。
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#080 レジチェック

それまでの阿部梨園は、レジに残った現金の合計をその日の売上金として計上していました(税務署チェック、対応済)。これはその日の売上総額と、レジ内の現金残高が一致している証明にはなりません。現金過不足があり得るからです。
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#081 発送伝票のPC出力:ゆうプリR

阿部梨園は宅配に日本郵便の「ゆうパック」を使用しています。注文販売で発送伝票を書き起こす際に、以前は全て手書き伝票でした。オンラインショップ(#091)を開設するにあたって、発送伝票を印刷できるようにする必要がありました...
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#085 注文用紙

それまでの阿部梨園には、注文用紙はありませんでした。お客様は郵便やFAXでご注文の場合、自由な様式でご注文くださっていたのですが、このままでは困った点がいくつかありました。
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#089 ウェブサイト

それまでの阿部梨園は、オリジナルのウェブサイトを代表阿部の知人に作ってもらっていました。それを継続して活用しても悪くなかったのですが、手作りのウェブサイトはデザインや機能を変更するのに少し手間がかかります。幸いにも佐川が...
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#092 FAQ(よくある質問)

商品や注文方法について、お客様にとってわかりにくいことや、素朴な疑問点はたくさんあります。ウェブサイトを見て注文する際は、対面と違って情報は特に少ないです。お客様の疑問が解消されないと、注文していただけなかったり、お客様の想定と届いた商品がミスマッチしてしまうようなこともあります。