#014 電子ファイル管理:dropbox|阿部梨園の知恵袋
PC内のファイルの整理、できていますか?当時の阿部梨園の電子データは、代表阿部のPCに、個人的な分類方法でやや乱雑に保管されていました。佐川と一緒に仕事をするにあたって、それを整理し、共有する必要がありました。
今回の内容 Content
- PC内のデータを整理する
- 10カテゴリに分類
- 分類方法は文書管理(#013)を参照
- 子フォルダも用意する
- 分類したデータをフォルダごとDropboxに入れる
- Dropbox上で阿部、佐川、他スタッフとデータを共有するようにする
過去の記事:Dropboxのフォルダ分類:阿部梨園の変わるタネ(6) | 阿部梨園
文書管理(#013)と対になっています。
Dropboxについて
DropboxはPCなどのデータをインターネット上に保存することができるクラウドサービスです。めちゃくちゃ便利で様々な機能/側面がありますが、以下の点で際立って有効です。
- Dropboxフォルダに入れておくだけで、常にファイルをインターネット上に自動アップロード/複製してくれる
- ファイルを保存するだけで、自動で更新してくれます
- 複数アカウントで共有/同期できる
- メールやUSBでデータを都度やり取りしなくても、変更がお互いに自動で反映されます
- インターネット上に保存することで、データのバックアップになる
- PCが壊れたときの保険にもなります
- 変更履歴が一定期間残るので、以前のバージョンにさかのぼることができる
- スマートフォンやタブレットからも操作できる
- 一定容量までは無料
- 無料の範囲で十分です
ねらい Purpose
- PC内のデータを整理する
- PC内のデータをスタッフ間で共有する
- PC内のデータを自動バックアップする
今回の結果 Result
- 情報をスタッフ間で機敏に共有できるようになった
- 資料やデータの捜索に時間をとられたり、紛失したりすることが少なくなった
- 農園全体の情報が網羅されて、円滑に管理できるようになった
他人(阿部)のPC内のデータを整理するのは、する側もされる側も大変でした。
今回の学び Learning
有名なサービスなので、既に使っている方も多いかと思います。部会内などでも使えれば、かなり楽なんですけどね。。(遠い目)
コツ Tips
業務と個人のデータを分ける
前提として、最低でも、プライベートなデータと業務に関するデータを分けてください。
未分類フォルダを作る
忙しいときに適当に分類すると後で苦労します。「未分類」フォルダを用意して、一時的にぶっこんでおくのがいいです。時間ができたら丁寧に整理しましょう。
共有フォルダと経営フォルダを分ける
「経営」フォルダと「共有」フォルダを分けましょう。会計や労務のようなデータは前者のフォルダへ入れて、関わる人だけで少人数管理するのがいいです。生産や通常業務に関わるデータは後者のフォルダで、現場班みんなで共有しましょう。
写真を入れすぎない
写真をぶっこみまくると容量を圧迫します。観察写真などは、Googleフォトのような別のサービスを活用するといいです。
発展 More
Google Drive
類似サービスでGoogle Driveなどもあります。GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなど、Googleアカウントを使い込んでいる方はこちらも便利です。
参考 Supplement
この記事だけ読んでもわからないな…という方は、書籍をどうぞ。サービス内容も随時変わりますので、最新のものを選んでください。
まとめ | #014 電子ファイル管理:dropbox |
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難易度 | かんたん直感的に操作できるので実は簡単です |
費用 | ノーコスト費用はかかりません |
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