#226 マイナンバー管理｜阿部梨園の知恵袋

マイナンバーとは、日本に住民票を有するすべての方がもつ12桁の番号です。社会保障、税、災害対策の3分野で、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されます。行政の手続きが負担軽減される一方、事業者には従業員のマイナンバー管理が義務づけられています。

今回の内容 Content

• マイナンバーを収集する
  • 入職時に、本人確認書類と合わせて、マイナンバーカードもしくはマイナンバー通知カードの写しを提出してもらっています。マイナンバーの取り扱いに関する告知もします。
• マイナンバーを適切に管理する
  • マイナンバー管理freeeを活用する

マイナンバー法の要約

民間企業も、マイナンバーの収集・利用・管理・廃棄が法律で厳格に規定されています。マイナンバー法の内容は複雑で、要約すると以下のになります。

• 原則として行政手続き以外では利用不可 (9条)
• マイナンバー管理を委託する場合、委託先に対して必要かつ適切な監督が必要 (11条)
• 安全管理措置が必要 (12条)
• 行政手続き以外の目的でマイナンバーの提供を求めてはいけない (14・15条)
• マイナンバーの提供を受けるためには本人確認が必須 (16条 )
• 行政手続きの書類作成以外でマイナンバーを提供してはならない (19条)
• 行政手続き以外でマイナンバーを収集・保管してはならない (20条)
• 行政手続き以外でマイナンバーを含むデータベースを作成してはならない (28条)

出典： マイナンバー管理とは | 法律・必要になる書類・安全な管理方法・システム比較5選 – マイナンバー管理システム | ボクシルマガジン

従業員のマイナンバーが必要になる書類

扶養控除等申告書、源泉徴収票、支払調書、雇用保険・健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届など。事業主のマイナンバーが必要になる書類は以下のリンク先記事を参考にしてください。

参考：マイナンバーを給与明細記載していけない！？マイナンバー記載義務のある【書類一覧】 – その他ビジネス | ボクシルマガジン

阿部梨園で活用しているマイナンバー管理freeeは、「人事労務freee」もしくは「会計ソフトfreee(法人版)」に無料でバンドルしています。（2019年7月現在）

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ねらい Purpose

• マイナンバーに関連する法令を遵守する
• 従業員のマイナンバーを適切に管理する

今回の結果 Result

• マイナンバーに関連する法令を遵守した
• マイナンバー管理freeeを導入した
  • 従業員のマイナンバーを適切に管理できるようになった

今回の学び Learning

管理側にはメリットがないにもかかわらず、マイナンバーは従業員の重要な個人情報です。安全管理の義務がありますので、人目につくところにメモを残しておいたり、メールやLINEでやり取りしたりしないようにしましょう。施錠できるキャビネット（#020）などで管理しましょう。

発展 More

自分のマイナンバーカードを作る

マイナンバーカード、わざわざ作るのも面倒ですが、これから機能が拡充すると予告されています。手続きなどが簡略化できれば、これも一つの業務改善です。手の空いたときにカードを作成しておきましょう。

マイナンバーカードのつくりかた ｜ 特集-マイナンバー ｜ 政府広報オンライン
https://www.gov-online.go.jp/tokusyu/mynumber/tsukurikata/

参考 Supplement

まとめ	#226 マイナンバー管理
難易度	ふつう複雑ではありませんが、馴染みがないので手間取ります
費用	ノーコスト費用はかかりません