それまでの阿部梨園には各スタッフの日報のようなものはありませんでした(大学ノートにリーダーがまとめてメモする程度はありました)。

今回の内容 Content

  • スタッフ各自に日報を書いてもらう
    • 終業時に日報を提出してから帰宅する
    • 代表の阿部が毎日内容を確認する
    • 書類ポスト(#019)でキャッチボールする

日報の導入例

  • 1週間1枚の用紙を用意する
    • 日付や曜日の書き間違いが多発するので、1週間分の日付が入ったものを配布しています
  • 時間が帯になっていて、各作業の従事時間を記録する様式
  • 作業時間は各自メモをとっておく
  • 気になったことや伝達事項を備考欄に書き残す
  • 作業名/業務名は作業指示書(#058)を確認しながら記入する

ねらい Purpose

  • 日々の業務記録を残す
  • 各作業ごとの従事時間を記録に残す
  • 時間効率の意識を取り入れる

今回の結果 Result

  • スタッフ全員の業務時間が記録されるようになった
    • 阿部梨園の全活動を時間ベースで把握できるようなった
  • 作業時間にこだわる姿勢が全体に浸透した
中の人

はじめは正直、日報をわずらわしく思う年配のスタッフもいました。説明と周囲のサポートが必要でした。今はみんな理解して丁寧に記録してくれています。

弊園では勤務時間中に(給料が発生している)休憩時間があるので、体を休めながら、作業記録を書き残すことにも時間を使ってもらっています。

今回の学び Learning

記録に残るということは、時間の使い方に意味を与えます。現場スタッフを管理するだけでなく、自分の時間の使い方も見直してみましょう。

コツ Tips

15分単位

1分単位でこだわると窮屈なので、15分単位で十分です。畑の移動時間を作業時間に含めるか含めないか、、、のようなわずかな差異にこだわっても面倒ですし、みんな嫌がります。。

毎日提出、毎日確認

最初は週に1度の提出だったのですが、提出サイクルが乱れたり、情報の把握が遅れたりすることがあったので、毎日提出/毎日確認になりました。

発展 More

作業ごとに従事時間を集計する

集計をして分析すると、生産性がわかり、今後の計画に活かすことができます。
労働時間集計(#063)

作業日誌アプリ/サービス

作業日誌を残すウェブサービスやスマホアプリはずいぶん増えました。労することなく集計や分析もできるので、超便利です。

例:Agrion(アグリオン)- 新しい農業日誌のかたち –(基本無料)

参考 Supplement

まずは自分の記録からだけでも。大きな前進です。

まとめ #060 スタッフ日報
難易度 かんたんExcelで様式を自分で作るのにはテクニックが必要です
費用 ノーコスト費用はかかりません

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