阿部梨園では郵便局の「ふるさと小包」カタログの注文が入ります（参考（#199））。こちらは到着日の指定ができない商品となっているのですが、それでも受取人様のご事情などで、極稀に例外的に到着日の指定を承ることがあります。この承った日付指定の情報が一箇所にまとめられていなかったため、追加の電話応対で困ったり、発送伝票の取り扱いでミスが発生したりすることがありました。

今回の内容 Content

  • 日付指定配送のリストを作成する

Excelで作った用紙に必要な情報を書き込みます。

ねらい Purpose

  • 日付指定配送に関する電話応対をスムーズにする
  • 日付指定配送の取り違えを回避する

今回の結果 Result

  • 日付指定配送に関する電話応対がスムーズになり、取り違えを回避することができた
中の人

せっかく用紙を作ったのに記入漏れがあるようでは、混乱が深まります。一度記録を取ると決めたら初志貫徹で情報を一元管理しましょう。

今回の学び Learning

こういった例外処理ほどミスが起こりやすいものです。皆さんの日々の業務でも、例外が発生する箇所には注意を払って、記録やメモを残すといいでしょう。

コツ Tips

完了チェックをする

それぞれの案件が完了しているかどうか、定期的にチェックしましょう。例外処理は途中で止まって放置されてしまうことがよくあるからです。用紙に完了チェック欄を用意するだけでOKです。

記入項目を端折らない

お客様のお名前をフルネームではなく名字だけにしてしまったり、小包番号を記入しなかったり、面倒くさがって不完全な情報にとどめておいてしまうことがあるかもしれません。これは例えば、同姓同名の別な注文を取り違えてしまったり、同じ人の別な注文を取り違えてしまったりするなど、ミスが起きる温床になります。手抜きはNGです。

参考 Supplement

記録を取ることは、自分をマネジメント/コントロールすることにもなります。

まとめ #260 日付指定記録
難易度 かんたんむずかしい点はありません
費用 ノーコスト費用はかかりません

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