以前の阿部梨園は、作業の指示は現場での口頭説明が中心で、手順書のようなものはありませんでした。口頭だと毎回ゼロから説明しなければいけなかったり、説明の内容が安定しなかったり、言い漏らしや聞き漏らしがあったり、スタッフが後で自分で確認できないなどの課題があります。

今回の内容 Content

  • マニュアル(作業手順書)を作成する
    • 主要な作業は阿部が作成しました
    • 一部、雨の日にスタッフに作成してもらいました
マニュアルの主な内容
  • 作成者/更新者
  • 作成日/更新日
  • 分類
  • マニュアル名/タイトル
  • 目的
  • 必要な準備
  • 必要な道具
  • 手順①
  • 手順②
  • 確認事項
  • 仕上がり基準/終了基準
  • トラブル対処法
  • 備考/コメント
  • 参照する他のマニュアル

ねらい Purpose

  • 作業品質向上
    • 作業指示の効率化
    • 作業スピード向上
    • ミス・トラブル防止
  • 従業員教育

今回の結果 Result

  • マニュアルを作成した
    • 効率的に作業指示できるようになった
    • 作業内容、仕上がり基準をスタッフが自分で確認できるようになった
    • スタッフの作業品質が向上した
中の人

私の前職DuPont社は化学メーカーだけあって、マニュアル作成はかなり厳しく重要視していました。素材メーカーなので、品質問題はお客様の重大なトラブルを引き起こす恐れがあり、取り返しのつかない過失問題になり得ます。先にマニュアルを作らないと新しい作業をしてはいけないのはもちろん、マニュアルの審査や監査もかなり多かったです。

今回の学び Learning

無理をして、すべての作業のマニュアルを完璧に作らなければいけないということではありません。むしろ、マニュアル作成に時間がかかりすぎるのはナンセンスです。従事時間や従事者が多い作業など、効果の高い手順から、作れる範囲で増やしていきましょう。

カッコいい立派なマニュアルを作ろうとすると過剰に悩んだり、時間がかかりすぎてしまったりします。まずは実用性重視でいいので、簡素なものを作成し、使いながら加筆修正していきましょう。

コツ Tips

スタッフにマニュアルを作ってもらう

ある程度経験を積んだスタッフに、マニュアルを作ってもらいましょう。スタッフにマニュアルを作ってもらう利点は多いです。スタッフが作れるマニュアルが、農園の現時点の実力と言って差し支えないかもしれません。

  • より未経験者目線の、わかりやすいマニュアルになる
  • 説明や表現の違いを取り入れて、よりよいマニュアルになる
    • 園主とはまた違うよさが出ます
  • スタッフの理解度を把握できる
  • 教える側に回ることで、スタッフの伝える力やまとめる力が育つ

事務作業もマニュアル化する

事務作業も定型業務が多いので、マニュアルが有効です。スタッフに仕事を任せやすくなります。

発展 More

ウェブサービスを活用する

マニュアル作成に便利なウェブサービスがあります。マニュアルを作るときに悩む、レイアウトの問題(WordでもExcelでもイマイチですよね)も解消します。作成や編集も簡単ですし、相互リンクによって複数のマニュアルを相互参照させることもできます。そしてスマートフォンやタブレットなどの端末でも利用可能なので、マニュアルを畑に簡単に持ち出せます。

esa – 自律的なチームのための情報共有サービス
https://esa.io/

マニュアル作成ソフト・ツール Teachme Biz|動画で手順書を簡単作成
https://biz.teachme.jp/

解説 Study

標準化

作業手順も製品の性能や品質も、標準化すると効率が上がります。生産者が効率アップの恩恵を受けるだけでなく、消費者にとっても使いやすくなるというメリットがあります。工業規格のように、業界レベルで標準化が進んでいる分野もあります。

標準化

複数の要素間で、仕様や構造、形式を同じものに統一すること。標準化は、業務、製品などで行われている。業務の場合、作業の効率化を目的として、書類の標準化などを行う。製品の場合、生産者、消費者にとってそれぞれメリットを得るために標準化が行われる。たとえば、標準化されたパソコン製品を利用する場合、生産者にとっては、仕様に合わせた製品を作り分けるという無駄を省けるなどの利点がある。消費者にとっては、情報や資源を共有でき、また標準化されたものの操作方法を覚えることで複数の製品に対応できるという利点がある。

出典:標準化(ひょうじゅんか)とは – コトバンク

参考 Supplement

中級者以上向け。堅調なテイストですが実用的な内容です。初級者向けのフレンドリーな作業手順に関する本がなかなか見当たりませんでした(誰かっ!)。。

まとめ #158 マニュアル
難易度 ふつうまずは作れるところまで作ってみましょう
費用 ノーコスト費用はかかりません

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